Im Lohnsummenverfahren dient die Beitragsnachweisung dazu, die beitragspflichtigen Bezüge sämtlicher durch einen Dienstgeber zur Pflichtversicherung gemeldeten Personen in einer "Gesamtsumme" abzurechnen. Die mit dieser Abrechnungsunterlage gemeldeten Sozialversicherungsbeiträge, sonstigen Umlagen und Zuschläge werden auf dem jeweiligen Beitragskonto des Dienstgebers sodann im "Soll" gebucht.

Nachträge, Berichtigungen und Rückverrechnungen können ebenfalls mit der Beitragsnachweisung vorgenommen werden.

Auf jeder Beitragsnachweisung ist neben der Beitragskontonummer auch die Steuernummer verpflichtend anzugeben. Diese Notwendigkeit ergibt sich aus der Gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA).

Die monatliche Beitragsnachweisung ist nach Ablauf eines jeden Beitragszeitraumes bis spätestens 15. des Folgemonates vorzulegen. Fällt der 15. des Folgemonates auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag verlängert sich die Frist bis zum nächstfolgenden Werktag.

Zu übermitteln ist die Beitragsnachweisung mittels ELDA (elektronischer Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern). Wenn ein Meldepflichtiger auf Grund der hierzu ergangenen Richtlinien des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträgern von der Datenfernübertragung (DFÜ) ausgenommen ist, wird zur Beitragsabrechnung ein entsprechendes Meldeformular zur Verfügung gestellt.

Sollte die Beitragsnachweisung selbst maschinell erstellt werden, muss diese inhaltlich in Aufbau und Format (ÖNORM A4 hoch) vollständig dem Druckbildmuster des Hauptverbandes der österreichischen Sozialversicherungsträger entsprechen.

Die für ein Kalenderjahr mit den monatlichen Beitragsnachweisungen gemeldeten Beitragsgrundlagen werden jährlich mit der Gesamtsumme der Beitragsgrundlagen abgeglichen, die der Dienstgeber jeweils nach Ablauf eines Kalenderjahres für jeden einzelnen Versicherten mit dem Lohnzettel und Beitragsgrundlagennachweis (L 16) bekannt gibt.