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Häufige Fragen - Leistungserbringer


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Wofür wird eKOS eingesetzt?

Das elektronische Kommunikationsservice wurde zur langfristigen Ablöse der papierschriftlichen Dokumente im Rahmen des Administrationswesens zwischen Vertragspartnern bzw. Krankenanstalten, Patientinnen bzw. Patienten und Sozialversicherungsträgern geschaffen. Der gesamte Ablauf (Zuweisung, ggf. Freigabe, Dokumentation der Leistungserbringung) kann papierlos abgewickelt werden, sobald alle Vertragspartner eKOS nutzen. eKOS wird langfristig alle Zuweisungs-, Überweisungs-, Verordnungs-, Einweisungs- und Antragsformulare ablösen. eKOS wird NICHT zur elektronischen Unterstützung im Rahmen der Administration von rezeptpflichtigen Produkten eingesetzt.

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Muss ich eKOS verwenden?

Ja, wenn Sie eine niedergelassene Vertragsärztin bzw. Vertragsarzt mit mindestens einem kurativen Vertrag mit einer Gebietskrankenkasse sind. Ab dem Einführungszeitraum (beginnend mit 01.04.2019 bis 31.12.2019) ist die Nutzung von eKOS für die Leistungsarten Computertomographie, Magnetresonanztomographie, Nuklearmedizinische Untersuchungen, Klinisch-psychologische Diagnostik, Humangenetische Untersuchungen sowie Knochendichtemessung verpflichtend.
Die nächsten vorgesehenen Leistungsarten sind Röntgen-Therapie, Röntgen-Untersuchung und Sonographie die voraussichtlich 2019 noch pilotiert werden.Die Nutzung durch Institute ist vertraglich geregelt. Wenn Sie eKOS nicht nutzen, können Sie von den Vorteilen, die eKOS Ihnen und den Patientinnen bzw. Patienten bietet, nicht profitieren.

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Welche Vorteile hat die Verwendung von eKOS?

  • Kein „Kümmern“ mehr um Freigaben. Der Leistungsstatus ist elektronisch abfragbar. Aufwände im Rahmen der Freigabe („Fax an die Krankenkasse“) entfallen.
  • Sie benötigen zum Abfragen ausschließlich den Antragscode und die Sozialversicherungsnummer des Patienten (z. B. telefonisch im Rahmen der Terminvereinbarung) und können somit die e-Zuweisung inklusive dem Leistungsstatus online bzw. im e-card System abrufen und die Leistung(en) erbringen.
  • Die Inhalte von e-Zuweisungen sind klar, eindeutig und lesbar.
  • In eKOS können Sie die durchgeführte Leistungserbringung bestätigen. Dies bietet Sicherheit im Rahmen der Abrechnung, da Sie als definitiver Leistungserbringer für die verordneten Leistungen / Regionen in der e-Zuweisung festgelegt sind.
  • Weitere Reduktion von Administrationsaufwänden
  • Terminreservierungsfunktion: Sie können eine e-Zuweisung mit einer getätigten Terminvereinbarung kennzeichnen. Bei Mehrfachterminvereinbarungen durch den Patienten mit mehreren Instituten wird allen weiteren Leistungserbringern angezeigt, dass bereits eine Terminreservierung vorliegt. Es wird jedoch nicht angezeigt, bei welchem Institut die Reservierung durchgeführt wurde. Bei entsprechender Nutzung dieser Funktion birgt sie Optimierungspotential im Rahmen der Maschinenauslastung.
  • Wenn Sie beispielsweise im Vorfeld der Leistungserbringung vom Patienten durch Bekanntgabe des Antragscodes und der Sozialversicherungsnummer zur Einsicht in die e-Zuweisung berechtigt wurden und diese auch abgerufen haben, spielt es auch keine Rolle, wenn der Patient im Rahmen der Leistungserbringung das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ vergessen hat oder nicht mehr über den Antragscode verfügt. Von Ihnen bereits zumindest einmal aufgerufene e-Zuweisungen können auch über Suchparameter (Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer …) abgefragt werden.
  • Jede e-Zuweisung, zu deren Einsicht Sie vom Patienten über Antragscode und Sozialversicherungsnummer berechtigt wurden, und diese auch abgerufen haben, erhält eine Fristverlängerung zur Leistungserbringung auf 3 Monate ab Bewilligungsdatum.

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Wenn ich eKOS einsetze, kann ich dann bereits alle möglichen Über-, Zu- und Einweisungen bzw. Verordnungen abfragen?

Nein. In einem ersten Schritt wurden folgende Leistungsarten umgesetzt, die über die eKOS-Applikation zugewiesen werden können:

  • Computertomographie
  • Magnetresonanztomographie
  • Nuklearmedizinische Untersuchungen
  • Klinisch-psychologische Diagnostik
  • Humangenetische Untersuchungen
  • Knochendichtemessung

Zusätzliche Leistungsarten im Rahmen von Zuweisungen werden in weiterer Folge integriert. eKOS wird auch um Über- und Einweisungsscheine sowie Verordnungen erweitert. 

Nächste vorgesehene Leistungserweiterung:

  • Röntgen-Therapie
  • Röntgen-Untersuchung
  • Sonographie

Voraussichtlich wird eine Pilotierung im Jahr 2019 mit diesen Leistungsarten durchgeführt. Der flächendeckende Rollout ist für das Jahr 2020 vorgesehen. 

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Ist die eKOS-Nutzung davon abhängig, bei welchem Sozialversicherungsträger ein Patient versichert ist?

eKOS kann für alle Versicherten der

  • Betriebskrankenkassen – alle (BKK-Kapfenberg, BKK-Mondi, BKK-Voest Alpine, BKK-Wiener Verkehrsbetriebe, BKK-Zeltweg)
  • GKKs – alle (BGKK, KGKK, NÖGKK, OÖGKK, SGKK, STGKK, TGKK, VGKK, WGKK)
  • BVA
  • KFA-Wien
  • SVA der Bauern
  • SVA der gewerblichen Wirtschaft
  • VAEB

eingesetzt werden. 

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Was benötige ich von der Patientin bzw. vom Patienten, um eine e-Zuweisung abfragen zu können?

Für eine Abfrage einer e-Zuweisung benötigen Sie lediglich den 6-stelligen Antragscode und die Sozialversicherungsnummer des Patienten.

Die Patientin bzw. der Patient kann Ihnen diese z. B. bereits im Rahmen der Terminvereinbarung telefonisch bekanntgeben.

Der Antragscode wird bei der Erstellung der e-Zuweisung durch den Leistungsverordner automatisch generiert. Dieser findet sich

  • im „Informationsblatt zur e-Zuweisung“, über das die Patientin bzw. der Patient verfügt (enthält auch die Sozialversicherungsnummer der Patientin bzw. des Patienten) oder
  • in der SMS bzw. E-Mail, die die Patientin bzw. der Patient enthält. eKOS bietet als zusätzliches Service, dass Patienten sich per SMS bzw. E-Mail über den Bewilligungsstatus informieren lassen können.

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Muss ich das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ akzeptieren?

Ja. Das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ ist im Rahmen der Leistungserbringung von der Sozialversicherung zugelassen.

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Muss das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ vom Leistungsverordner bzw. die Freigabe vom Sozialversicherungsträger unterschrieben sein, wenn ich eKOS verwende?

Nein. Rufen Sie anhand des Antragscodes und der Sozialversicherungsnummer des Patienten die e‑Zuweisung ab. Nach erfolgter Identitätsprüfung und Vergleich mit den Patientenstammdaten in der e-Zuweisung ist bei Übereinstimmung der Inhalt der e-Zuweisung inklusive Leistungsstatusmeldung gültig.

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Ich möchte bei einer e-Zuweisung die Leistungserbringung bestätigen. Die Funktion „Leistung(en) übernehmen“ wird aber nicht angezeigt?

Als Ursache kommen folgende Möglichkeiten in Frage:

  1. Die Leistungserbringung wurde bereits von einem anderen Leistungserbringer bestätigt. Nur dieser kann die bestätigte Leistungserbringung widerrufen.
  2. Der Antragsstatus lautet immer noch „übertragen“. Die Antwort des Sozialversicherungsträgers liegt noch nicht vor. Bitte rufen Sie die e-Zuweisung zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal ab.
  3. Der Antragsstatus lautet „storniert“. Stornierte e-Zuweisungen lassen keine Bestätigung zur Leistungserbringung zu.
  4. Der Antragsstatus lautet „in Evidenz“. Für evidente e-Zuweisungen liegt noch kein Ergebnis vor. Eine Bestätigung der Leistungserbringung erfordert ein finales Ergebnis bzw. die Freigabe des Sozialversicherungsträgers.
  5. Der Antragsstatus lautet „beantwortet“. Die Leistungserbringungs-Bestätigungsfunktion steht nicht zur Verfügung, wenn alle Leistungsstatusmeldungen „abgelehnt“ lauten.
  6. Die Zuweisung ist abgelaufen. Siehe „Gültig bis“-Datenfeld in der e-Zuweisung. Mit der Einführung von eKOS gilt für e‑Zuweisungen eine neue Fristenregelung. Sofern Ihnen eine Patientin bzw. ein Patient innerhalb der 1-monatigen Gültigkeitsfrist (ab Ausstellung einer bewilligungsfreien e‑Zuweisung oder ab Erteilung der Freigabe) Antragscode und Sozialversicherungsnummer mitteilt (z. B. telefonisch im Rahmen der Terminvereinbarung) und Sie die e-Zuweisung auch in der eKOS-Applikation abfragen, wird die Gültigkeitsdauer automatisch auf insgesamt 3 Monate verlängert. Im Sinne der Patientin bzw. des Patienten ist es daher wichtig, dass Sie die e-Zuweisung auch tatsächlich abrufen (sofern Sie von der Patientin bzw. vom Patienten durch Übergabe des Antragscodes und der Sozialversicherungsnummer dazu berechtigt wurden).
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Was bedeuten Antrags- und Leistungsstatusmeldung in der abgerufenen e-Zuweisung?

Jede e-Zuweisung führt einen Antragsstatus:

  • übertragen: Der Antrag befindet sich im Bearbeitungs- bzw. Freigabeverfahren beim für den Versicherten leistungszuständigen Sozialversicherungsträger. Ein Ergebnis liegt noch nicht vor.
  • beantwortet: Das Freigabeergebnis liegt final vor.
  • storniert: Die e-Zuweisung wurde durch den Versicherten in MeineSV, durch den leistungszuständigen Sozialversicherungsträger oder nach (mündlicher) Erlaubnis bzw. Aufforderung des Versicherten durch einen Vertragspartner storniert.
  • evident: Das Freigabeverfahren kann vom Sozialversicherungsträger nicht abgeschlossen werden, da dafür noch Informationen fehlen, die der Sozialversicherungsträger mit der Evidenz-Setzung anfordert. Jeder Vertragspartner bzw. jede an eKOS teilnehmende Krankenanstalt kann mit Antragscode und die Sozialversicherungsnummer der Patientin bzw. des Patienten eine Rückmeldung in eKOS durchführen. Dabei ist auch die Übermittlung von Dokumenten oder Befunden möglich. 

Eine verordnete Leistung / Region (z. B. „Hüfte links“) führt grundsätzlich einen Leistungsstatus (z. B. „abgerechnet / erstattet“):

  • bewilligt: Die verordnete Leistung / Region wurde bewilligt und zur Leistungserbringung freigegeben. 
  • bewilligungsfrei: Die verordnete Leistung / Region ist bewilligungsfrei.  
  • geändert freigegeben: Die ursprünglich verordnete Leistung / Region wurde durch den Sozialversicherungsträger durch eine neue Leistung / Region ersetzt und freigegeben.
  • abgelehnt: Die verordnete Leistung / Region konnte vom Sozialversicherungsträger nicht freigegeben werden.
  • übernommen: Für diese verordnete Leistung / Region wurde bereits die Leistungserbringung bereits von einem Leistungserbringer bestätigt.
  • abgerechnet / erstattet: Für diese verordnete Leistung / Region erfolgte bereits die Abrechnung bzw. Kostenerstattung durch den Sozialversicherungsträger.
  • kein Leistungsstatus: Sofern der Antragsstatus „übertragen“ lautet, führt keine verordnete Leistungsposition / Region einen Leistungsstatus.

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Ich habe eine Leistungserbringung bestätigt, habe die Leistung aber (noch) nicht erbracht. Spielt das eine Rolle?

Diese Funktion wurde dafür geschaffen, eine Leistungserbringung zu bestätigen, nachdem diese durchgeführt wurde. Sollte dies unberechtigterweise geschehen sein, ohne dass die Leistungserbringung tatsächlich durchgeführt wurde, müssen Sie umgehend die Widerrufungsfunktion verwenden. Nur Sie sind dazu berechtigt, da Sie die Bestätigung durchgeführt haben. Wenn Sie die Widerrufungsfunktion nicht anwenden, kann die Leistungserbringungsbestätigung durch keinen anderen Leistungserbringer durchgeführt werden. Die Komplikationen gehen zu Lasten der Patientin bzw. des Patienten.

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Ich finde ohne Antragscode und Sozialversicherungsnummer eine bestimmte e-Zuweisung nicht. Wieso?

Der Zugriff auf eine e-Zuweisung ist auf die Patientin bzw. den Patienten und den Erfasser der e‑Zuweisung beschränkt. Die Patientin bzw. der Patient verfügt nach Erstellung über den Antragscode der erstellten e-Zuweisung. Diese ist im „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ bzw. bei Inanspruchnahme des e-Verständigungsservices im SMS oder E-Mail ersichtlich. e-Zuweisungen können nur durch Eingabe dieser beiden Parameter abgerufen werden. Damit ist gewährleistet, dass eine Beauftragung zur Leistungserbringung nur von der Patientin bzw. vom Patienten durch Übergabe des Antragscode  und der Sozialversicherungsnummer an den Leistungserbringer erfolgen kann.

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Ich sehe in der e-Zuweisung, dass bereits eine Terminreservierung in einem anderen Institut erfolgt ist. Was bedeutet das für mich?

Die Terminreservierungsfunktion stellt ein Service für Leistungserbringer dar. Entnehmen Sie der e-Zuweisung, dass bereits durch ein anderes Institut eine Terminvereinbarung erfolgt ist (Terminvereinbarung erfolgt = „ja“; Terminvereinbarung erfolgt durch = „fremd“), die Patientin bzw. der Patient die Leistungserbringung aber in Ihrem Institut durchführen lassen möchte, weisen Sie bitte die Versicherte bzw. den Versicherten darauf hin, den Termin umgehend zu stornieren. Die Widerrufsfunktion steht nur jenem Partner zur Verfügung, der die Reservierung auch durchgeführt hat. Wird die Widerrufsfunktion ausgeführt, können Sie die Leistungen erbringen bzw. selbst die Terminreservierung durchführen. Selbst wenn die Terminreservierung im anderen Institut nicht widerrufen wird, kann Ihr Institut die Leistung für den Patienten erbringen. Damit speziell in den CT/MRT-Instituten die Maschinenauslastung optimiert werden kann, ist ein Widerruf der Terminreservierungen wünschenswert, weshalb die Versicherten unbedingt darauf aufmerksam gemacht werden sollten.

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Wie erfolgt die Abwicklung der Auszahlung des Zuschusses zu den EDV-Wartungskosten für eKOS?

Wenn Sie eKOS über eine integrierte Schnittstelle Ihrer Arztsoftware verwenden, erhalten Sie für das eKOS Softwaremodul einen Zuschuss zu den EDV-Wartungskosten in der Höhe von € 4,-- pro Monat ab dem ersten Verwendungsmonat bis einschließlich Dezember 2022, frühestens ab 01.01.2019.

Dieser Zuschuss zu den EDV-Wartungskosten betrifft alle niedergelassenen Ärztinnen und Ärzte mit einem kurativen Vertrag mit mindestens einer GKK. Ausgenommen sind Zahnbehandlerinnen und Zahnbehandler.

Bei Fragen zur Beantragung des Zuschusses zu den EDV-Wartungskosten wenden Sie sich bitte an Ihre verrechnungszuständige Gebietskrankenkasse.

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Wie erhalte ich als Arzt/Ärztin meine Anschubsfinanzierung für eKOS?

Vertragsärzte und Vertragsgruppenpraxen mit einem kurativen Einzelvertrag zu einer GKK erhalten eine Anschubfinanzierung für die Verwendung von eKOS. Diese wird ab 01.01.2020, bei verpflichtender flächendeckender Nutzung von eKOS, durch die ÖÄK verteilt. Bei weiterführenden Fragen zur Anschubfinanzierung wenden Sie sich bitte an die ÖÄK.

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Ergeben sich durch eKOS Änderungen bei der Abrechnung für den Leistungserbringer?

Dieses Thema befindet sich aktuell in Abstimmung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den abrechnungszuständigen Versicherungsträger.

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Die Zuweisung wurde storniert, die Position jedoch bewilligt. Wie ist die weitere Vorgehensweise?

Die stornierte e-Zuweisung kann in diesem Fall nicht mehr eingelöst werden, auch wenn die Position bewilligt wurde. Die Patientin bzw. der Patient muss sich von ihrem bzw. seinem Arzt eine neue Zuweisung ausstellen lassen.

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Was ist zu tun, wenn der Zuweisungsschein nachgereicht wird und die Leistung bereits erfolgt ist?

Ohne Zuweisungsschein bzw. e-Zuweisung darf keine Leistung erbracht werden. In solchen Fällen gibt es keine Abrechungsgarantie.

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Muss die e-card mit eKOS trotzdem gesteckt werden?

Mit eKOS ändert sich beim e-card Stecken nichts zum bisherigen Prozess. 

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Ist der Antragscode für die Abrechnung relevant?

Dieses Thema befindet sich aktuell in Abstimmung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den abrechnungszuständigen Versicherungsträger.

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Gibt es eine gesetzliche Rückmeldungszeit wie beim e-card Service ABS (Arzneimittel-Bewilligungs-Service)?

Nein, derzeit nicht.

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Wie wird mit einem Ausfall des e-card Systems umgegangen?

Liegt eine Störung des e-card Systems vor und sind für die Leistungserbringung Informationen aus eKOS notwendig, kann die Leistung erst zu einem späteren Zeitpunkt erbracht werden. Die Bestätigung für die erbrachten Leistungen kann auch nachträglich eingetragen werden.

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Darf die Patientin bzw. der Patient die gleiche Zuweisung zweimal einreichen, um eine zweite Meinung zu bekommen?

Nein, alle Leistungen dürfen nur einmal bezogen werden.

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Wie wird in folgender Situation umgegangen: Es werden 3 verschiedene Leistungen verordnet und bewilligt. Die Patientin bzw. der Patient nimmt beim Leistungserbringer A eine Leistung und bei Leistungserbringer B die anderen 2 Leistungen in Anspruch.

Nimmt eine Patientin bzw. ein Patient bei Leistungserbringer A nur eine Leistung in Anspruch und wird diese vom Leistungserbringer als „übernommen“ gekennzeichnet, verfallen die anderen Leistungen auf der e-Zuweisung. Wenn der Patient bzw. die Patientin die beiden „verfallenen“ Leistungen ebenfalls in Anspruch nehmen will, muss eine neue e-Zuweisung ausgestellt werden.

Wenden Sie sich bei Fragen bitten an die verrechnungszuständige Krankenkasse.

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Ist es möglich, mehrere E-Mail-Adressen bei der elektronischen Patientenverständigung einzugeben?

Nein, es ist nur die Angabe einer E-Mail-Adresse möglich.

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Die Patientin bzw. der Patient hat keinen Termin vereinbart und steht ohne Antragscode und ohne Ausdruck beim Leistungserbringer. Die Patientin bzw. der Patient weiß inhaltlich auch nichts zur Zuweisung. Was mache ich in den folgenden Fällen?

Obwohl kein Termin vereinbart wurde und daher auch keine Zugangsdaten zur Zuweisung beim Leistungserbringer vorliegen, hat der Patient mehrere Möglichkeiten:

 

Leistungserbringer (z. B. Institut) nutzt eKOS:

1. Die Patientin bzw. der Patient kann bei der Ärztin bzw. dem Arzt (=Leistungsverordner) anrufen, die bzw. der die e-Zuweisung erstellt hat. Der Leistungsverordner kann dann den Antragscode der gewünschten Zuweisung bekannt geben. Gegebenenfalls kann der leistungszuständige Krankenversicherungsträger Auskunft erteilen (nur bei bewilligungspflichtigen Anträgen).

2. Die Patientin bzw. der Patient informiert den Leistungserbringer, welcher Leistungsverordner die e-Zuweisung erstellt hat. Der Leistungserbringer ruft daraufhin diesen Leistungsverordner an und erfragt den Antragscode.

3. Die Patientin bzw. der Patient meldet sich in MeineSV an und kann all ihre bzw. seine e-Zuweisungen einsehen. In der entsprechenden e-Zuweisung ist der Antragscode ersichtlich.

4. Die Patientin bzw. der Patient hat vielleicht eine SMS oder E-Mail zum Status der e-Zuweisung erhalten, in der sie bzw. er den Antragscode nachschauen kann.

 

Leistungserbringer (z. B. Institut) nutzt eKOS nicht:

1. Die Patientin bzw. der Patient meldet sich in MeineSV an und kann all ihre bzw. seine Zuweisungen einsehen. In MeineSV kann die Patientin bzw. der Patient auch das „Informationsblatt zur e-Zuweisung“ ausdrucken. Dieses enthält alle relevanten Informationen zur Leistungserbringung.

2. Die Patientin bzw. der Patient informiert den Leistungserbringer, welcher Leistungsverordner die e-Zuweisung erstellt hat. Der Leistungserbringer ruft daraufhin den Leistungsverordner an und lässt sich das Informationsblatt zur e-Zuweisung übermitteln.

3. Die Patientin bzw. der Patient sucht den Leistungsverordner auf. Dieser kann das Informationsblatt zur e-Zuweisung ausdrucken. Gegebenenfalls kann auch der Krankenversicherungsträger der Patientin bzw. den Patienten einen Ausdruck übergeben  (nur bei bewilligungspflichtigen Anträgen).

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Müssen Patientinnen bzw. Patienten den Antragscode dem Leistungserbringer bereits bei der telefonischen Terminvereinbarung bekanntgeben oder erst bei der Inanspruchnahme der Leistung?

Bei der Terminvereinbarung muss der Antragscode nicht zwingend bekanntgegeben werden. Die Übergabe des Antragscodes bei der Terminreservierung wird jedoch dringend empfohlen, da:

1. sich damit die Gültigkeitsfrist der e-Zuweisung auf insgesamt 3 Monate verlängert.

2. der Leistungserbringer nur so Einsicht in die Zuweisung bekommt

Spätestens bei Inanspruchnahme der Leistung ist die Bekanntgabe des Antragscodes zwingend erforderlich.