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SV-Clearingsystem

Stand: 1.1.2019


Sämtliche erstattete Meldungen werden im Zuge der elektronischen Verarbeitung überprüft. Treten Unstimmigkeiten bzw. Widersprüche auf, ist  eine Klärung vorzunehmen. Die diesbezügliche Kommunikation zwischen den Sachbearbeitern der Krankenversicherungsträger und den jeweiligen Lohnverrechnern der Dienstgeber bzw. Steuerberater erfolgt bislang hauptsächlich telefonisch bzw. schriftlich.

Im Hinblick auf das durch die Einführung der versichertenbezogenen monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung (mBGM) erwartete Meldeaufkommen ist eine ausschließlich manuelle Auflösung von etwaig auftretenden Differenzen auf den bisherigen Kommunikationswegen weder effizient noch zeitgemäß. Um die aufwendige schriftliche bzw. telefonische Klärung von festgestellten Widersprüchlichkeiten weitgehend zu minimieren, gelangt ein elektronischer Verständigungsprozess zum Einsatz. Das neue SV-Clearingsystem, welches seit 1.7.2018 bereits teilweise im Zusammenhang mit der Anforderung von Versicherungsnummern produktiv ist, wird erweitert und steht sämtlichen Meldepflichtigen ab 1.1.2019 im vollen Umfang zur Verfügung.

Info

Mit der Meldung "Versicherungsnummer Anforderung" beantragte Versicherungsnummern werden bereits seit 1.7.2018 über das SV-Clearingsystem an den Meldungsersteller übermittelt.

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Prozess bzw. Ablauf

Meldungen, die formale Fehler aufweisen (z. B. unrichtige Versicherungsnummer), werden wie bisher von der in ELDA integrierten Dateiinhaltsprüfung zurückgewiesen und sind nach entsprechender Korrektur neuerlich zu übermitteln.

Info

Das SV-Clearingsystem dient lediglich der Information, dass erstattete Meldungen Widersprüchlichkeiten aufweisen bzw. gemeldete Sachverhalte unschlüssig sind. Korrekturen von Meldungen erfolgen nach wie vor ausschließlich über ELDA.


Langt eine Versichertenmeldung bzw. eine mBGM via ELDA ein, erfolgt durch das EDV-System der Krankenversicherungsträger eine Überprüfung und (wenn möglich) eine Verarbeitung der Meldung. Dabei werden alle offensichtlichen oder möglichen Mängel der Meldung aufgezeigt.

In periodischen Abständen erfolgen darüber hinaus über das EDV-System der Krankenversicherungsträger Routineabgleiche, wie etwa eine Prüfung, ob im Bereich des Selbstabrechnerverfahrens sämtliche mBGM erstattet ­wurden.

Bei festgestellten Widersprüchlichkeiten wird in weiterer Folge automatisch eine entsprechende Rückmeldung mit einer konkreten Beschreibung der Auffälligkeit erzeugt. Die meist versichertenbezogenen Hinweise und Fehlermeldungen werden sodann über ELDA bereitgestellt und können mittels entsprechender Schnitt­stelle direkt in das Lohnverrechnungsprogramm - sofern diese Funktionalität unterstützt wird - übernommen werden. So kann sichergestellt werden, dass notwendige Meldungskorrekturen auch in der Lohnverrechnungssoftware Berücksichtigung finden. Ein ungewolltes Auseinanderklaffen des darin enthaltenen sozialversicherungsrelevanten Datenbestandes mit jenem der Krankenversicherungsträger soll dadurch so weit wie möglich vermieden werden.

Eine Schnittstelle zum Lohnverrechnungsprogramm ist für die Teilnahme am SV-Clearingsystem nicht zwingend erforderlich. Die Fehlerhinweise des SV-Clearingsystems können jederzeit online über ­WEBEKU abgerufen werden. Die Clearingfälle stehen darüber hinaus als XML-, CSV- und PDF-Datei zum Download bereit.

Für eine  automatische Verständigung über das Vorliegen neuer Clearingfälle können in WEBEKU vom Dienstgeber bzw. Steuerberater mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt werden.

Das SV-Clearingsystem ändert nichts daran, dass die Meldungserstattung über ELDA zu erfolgen hat. 

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Vorteile des SV-Clearingsystems

Das neue SV-Clearingsystem bietet für Dienstgeber bzw. Steuerberater folgende Vorteile:

  • Sämtliche erstattete Meldungen werden einzeln und unter Berücksichtigung bereits gemeldeter Sachverhalte zeitnah auf deren Stimmigkeit überprüft.
  • Bei aufgetretenen Widersprüchlichkeiten wird der Meldungsersteller per E-Mail informiert, dass ein Clearing­fall vorliegt.
  • Jede über das SV-Clearingsystem zur Verfügung gestellte Rückmeldung beinhaltet Detailinformationen zum vorliegenden Clearingfall.
  • Der jeweilige Clearingfall kann im Regelfall einem konkreten Versicherten zugeordnet werden.
  • Der Meldungsersteller entscheidet, wann der aufgetretene Clearingfall bearbeitet wird.
  • Die jeweiligen Fehlerrückmeldungen können über eine entsprechende Schnittstelle in die Lohnverrechnungssoftware übernommen werden.


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Grafische Darstellung des SV-Clearingsystems

Hier können Sie eine grafische Darstellung des SV-Clearingsystems abrufen:

linkDarstellung des SV-Clearingsystems (176.2 KB)

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Arten der Clearingfälle

Wird nach fachlicher Prüfung durch das EDV-System der Krankenversicherungsträger eine Auffälligkeit festgestellt, übermittelt das SV-Clearingsystem zwei Kategorien von Rückmeldungen. Je nach festgestellter Wider­sprüchlichkeit handelt es sich um

  • Hinweise, die jedenfalls einer Bereinigung durch den Dienstgeber/Bevollmächtigten bedürfen, oder
  • Mitteilungen, mit rein informellem (serviceorientiertem) Charakter.


Die einzelne Rückmeldung selbst bezieht sich im Regelfall auf einen Versicherten. Sie enthält neben den wesentlichen Daten zur Zuordnung des Clearingfalles (Beitragskontonummer, Dienstgeber, Versicherungsnummer etc.) stets  eine konkrete Beschreibung der vorliegenden Auffälligkeit (siehe auch "Abbildung aus WEBEKU").

Rückmeldungen, die jedenfalls einer Bereinigung bedürfen

Diese Rückmeldungen ergehen, wenn ein inhaltlicher Widerspruch im Datenbestand vorliegt, der einer Verarbeitung der erstatteten Meldung entgegensteht. Der Clearingfall kann ohne Zutun des Meldungs­erstellers nicht aufgelöst werden. Innerhalb einer bestimmten Frist wird eine Korrektur durch den Dienstgeber/Bevollmächtigten erwartet. Verstreicht diese, ergeht zum bestehenden Problem eine Urgenz.

Beispiele für Rückmeldungen, die einer Bereinigung bedürfen:

  • "Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da das Ende der Beschäftigung vor der Kündigungsentschädigung bzw. Urlaubsersatzleistung und das Ende des Entgeltanspruches nach dem Ende der Beschäftigung liegen muss."
  • "Die Abmeldung wurde nicht verarbeitet, da der Abmeldegrund Präsenzdienstleistung im Bundesheer bei arbeitsrechtlichem Ende der Beschäftigung nicht möglich ist."

Rückmeldungen mit informellem (serviceorientiertem) Charakter

Der gemeldete Sachverhalt kann vom EDV-System der Krankenversicherungsträger verarbeitet werden. Es wurde jedoch eine Auffälligkeit festgestellt, die überprüfenswert erscheint und mitunter zu Korrekturen Anlass gibt. Im Fokus dieser Meldungen steht somit der Servicegedanke. Auf sie kann, muss aber nicht reagiert werden. Informelle Rückmeldungen sind deshalb mit keinem "Urgenzdatum" versehen.

Beispiele für informelle Rückmeldungen:

  • "Der Abschlag UV-Entfall 60. LJ vollendet wäre aufgrund des Alters zulässig."
  • "Die Verrechnungsposition Minderung ALV um 1 % (A01) wurde nicht berücksichtigt, weil sie auf Grund der Höhe des gemeldeten Verrechnungsbasis Betrages + 2.000,00 nicht zulässig ist."
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Voraussetzungen für die Nutzung des SV-Clearingsystems

Eine gesonderte Anmeldung bzw. Freischaltung für die Teilnahme am SV-Clearing beim Krankenversicherungsträger ist nicht notwendig. Das neue Service nutzt vielmehr die bereits existierende technische Infrastruktur des Unternehmensserviceportals (USP), von ELDA und WEBEKU sowie die Bürgerkarte bzw. Handysignatur. Das SV-Clearingsystem erweitert die bestehenden Produkte somit um eine neue Funktionalität.

Sollte noch kein Zugang zum USP bestehen oder noch keine Anmeldung bei ELDA bzw. WEBEKU erfolgt sein (dies wird vor allem bei neuen Dienstgebern zutreffen), steht Ihnen unter dem Link "SV-Clearingsystem: Vorgehens-Schritte im Detail" in der Rubrik "Mehr zum Thema" ein umfangreicher Ratgeber zur Verfügung. Dieser erläutert situationsbezogen unterschiedliche Szenarien, je nach dem ob der Dienstgeber, einer seiner Mitarbeiter oder ein Bevollmächtigter die Meldungen erstattet bzw. die Beitragsabrechnung vornimmt. Angefangen von der Beantragung einer Bürgerkarte bzw. Handysignatur bis hin zur Zuordnung der Beitragskonten zur ELDA-Seriennummer beinhaltet der Ratgeber ausführliche Anleitungen sämtlicher zu durchlaufender Schritte.

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SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung (USP)

Wesentlich für einen reibungslosen Ablauf ist, dass Rückmeldungen aus dem SV-Clearingsystem stets an die aktuell für die Meldungserstattung zuständige Stelle bzw. Person übermittelt werden. Um dies zu gewährleisten, ist jedes Beitragskonto einmalig mit der ELDA-Seriennummer des Meldungserstellers zu verknüpfen. Ist dies geschehen, werden sämtliche Clearingfälle an die ELDA-Outbox dieser ELDA-Seriennummer übermittelt und können sodann abgearbeitet werden. Sofern das Lohnverrechnungsprogramm des Dienstgebers oder seines Bevollmächtigten an ELDA angebunden ist, werden die Rückmeldungen auch automatisch in diese Software übernommen.

Die einmalige Verknüpfung erfolgt über die zu diesem Zwecke neu geschaffene und via USP aufrufbare SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung.

Diese Applikation legt konkret fest,

  • welche Clearingfälle (Versichertenmeldungen, mBGM),
  • zu  welcher Beitragskontonummer,
  • an welchen Empfänger (repräsentiert durch die ELDA-Seriennummer) und
  • ür welche Zeitspanne (befristet, unbefristet)
  • zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden sollen.


Dadurch kann das SV-Clearingsystem individuell den jeweiligen betrieblichen Abläufen (Dienstgeber erledigt selbst sämtliche Meldungen, Steuerberater kümmert sich um die Meldepflichten etc.)  angepasst und bei organisatorischen Veränderungen im Betrieb laufend aktualisiert werden. 

Liegt keine Eintragung in der SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung vor, erfolgt die Zustellung der Rückmeldung an die ELDA-Outbox jener ELDA-Seriennummer, mit welcher die betroffene Meldung übermittelt wurde. Rückmeldungen, welche keinen Bezug zu einer konkreten Meldung aufweisen (z. B. mBGM fehlt), werden in diesem Fall nicht über die ELDA-Outbox zugestellt. Sie können aber online via WEBEKU eingesehen werden.

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Einsichtnahme via WEBEKU

Info

Das WEB-BE-Kunden-Portal (WEBEKU) bietet eine  Online-Einsicht auf das Beitragskonto; zusätzlich stehen zahlreiche Services zur Verfügung, wie z. B. die Abfrage des Beschäftigtenstandes oder die Abfrage einer Versicherungsnummer.


Über WEBEKU können, ungeachtet der Festlegungen mittels SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung, sämtliche Clearingfälle pro Beitragskonto und deren Status eingesehen werden. Dies ist einerseits für den Dienstgeber selbst und andererseits für Bevollmächtigte (im Rahmen seiner berechtigten Beitragskonten) möglich. Ein Gesamtüberblick wird dadurch gewährleistet. Voraussetzung dafür ist, dass im USP die Verfahrensrechte "Clearing" bzw. "Clearing (als Bevollmächtigter)" vergeben wurden. Die integrierte Suchfunktion ermöglicht sodann das rasche Auffinden einzelner Clearingfälle bzw. eine Einschränkung der Anzeige nach Gruppenmerkmalen (z. B. Ausgabe sämtlicher Fälle mit einem bestimmten Einlangedatum).

Jeder Clearingfall weist einen Status auf, der nähere Informationen zum aktuellen Zustand der ergangenen Rückmeldung anzeigt. Nachstehend die Bedeutung der einzelnen Statusmeldungen:

  • Status "erstellt": Der Clearingfall wurde erstellt.
  • Status "ELDA in Zustellung": ELDA unternimmt einen Zustellversuch an den jeweiligen Meldungsersteller.
  • Status "ELDA bereitgestellt": Der jeweilige Meldungsersteller wurde identifiziert und der Clearingfall wird über seine ELDA-Outbox zur Verfügung gestellt.
  • Status "ELDA zugestellt": Der Clearingfall wurde vom Meldungsersteller übernommen (positive Abholung durch Lohnverrechnungssoftware, ELDA Online etc.)
  • Status "ELDA unzustellbar": Der Empfänger des Clearingfalles ist nicht identifizierbar.
  • Status "WEBEKU in Bearbeitung": Der Clearingfall wurde vom Dienstgeber bzw. Bevollmächtigten zur manuellen Bearbeitung übernommen. Statusänderungen können vom Dienstgeber bzw. Bevollmächtigten händisch vorgenommen werden.
  • Status "WEBEKU bearbeitet": Der Clearingfall wurde vom Dienstgeber oder Bevollmächtigten bearbeitet und aus seiner Sicht abgeschlossen. Statusänderungen können vom Dienstgeber bzw. Bevollmächtigten händisch vorgenommen werden.
  • Status "obsolet": Der Clearingfall wurde gelöst und die betroffene Meldung im EDV-System des Krankenversicherungsträgers erfolgreich verarbeitet.

Hier können Sie eine grafische Darstellung der Clearingfall - Suche via WEBEKU abrufen:

linkClearingfall - Suche (368.7 KB)


Wird der Status "ELDA unzustellbar" ausgewiesen, bedeutet dies, dass der Clearingfall keiner automatischen Zuteilung unterliegt und daher mitunter unbearbeitet bleibt.

Zur Dokumentation, dass ein Clearingfall bearbeitet wird, kann der Status von "ELDA unzustellbar" händisch auf "WEBEKU in Bearbeitung" bzw. "WEBEKU bearbeitet" geändert werden. Dies erfolgt in der Detailansicht des Clearingfalles mittels der Buttons "in Bearbeitung setzen" bzw. "Bearbeitung abschließen" (siehe auch obigen Screenshot).

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Clearingverständigung via E-Mail

Bei Vorliegen eines Clearingfalles bietet WEBEKU die Möglichkeit, dass eine Verständigung an eine im Vorfeld definierte E-Mail-Adresse erfolgt. Damit dieses Service genutzt werden kann, müssen die USP-Verfahrensrechte "E-MailAdresseVerwalten" bzw.  "E-MailAdresseVerwaltenBevollmächtigter" vergeben sein.

E-Mail-Adressen können im Anschluss in WEBEKU sowohl auf Dienstgeberebene (= Verständigungen er­gehen für alle Beitragskonten eines Dienstgebers) als auch für einzelne Beitragskonten hinterlegt werden.

Hier können Sie eine grafische Darstellung der Verwaltung der E-Mail-Adressen in WEBEKU abrufen:

linkE-Mail-Adressen verwalten - Bevollmächtigter (156.1 KB)

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Hilfestellung und Beratung

Für nähere Auskünfte bzw. Fragen zum USP und zum SV-Clearingsystem stehen Ihnen folgende Einrichtungen zur Verfügung:

  • Für die Registrierung am USP: USP-Service Center, Telefon: 050 233 733
  • Für die Einrichtung des SV-Clearingsystems und für WEBEKU: Customer Care Center der IT-Services der Sozialversicherung GmbH, Telefon: 05 01 24 6200, E-Mail:  linksv-servicecenter@itsv.at
Zuletzt aktualisiert am 12. Juli 2019