Am 01.04.2022 hat die Österreichische Gesundheitskasse (ÖGK) im Bereich der zwischenstaatlichen Sozialversicherung einen wesentlichen Schritt zur Verbesserung des Kundenservice gesetzt. Sämtliche Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung von Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern ins Ausland (EU-/EWR-Staaten, Schweiz, Vereinigtes Königreich sowie Staaten, mit denen Österreich ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat) werden nunmehr vollelektronisch abgewickelt.
Vorteile
Durch die neue vollelektronische Abwicklung des gesamten Geschäftsprozesses – also von der Antragstellung über die Ausstellung bis hin zur Übermittlung der Entsendebescheinigung – kommt es zu einer wesentlichen Zeitersparnis für alle Beteiligten. Im Idealfall erhalten Sie die beantragte Bescheinigung innerhalb einer Stunde via elektronischem Datenaustausch mit den österreichischen Sozialversicherungsträgern (ELDA) retour.
Liegen die Voraussetzungen für die Ausstellung einer Entsendebescheinigung vor, werden die Anträge sogar außerhalb der regulären Geschäftszeiten bearbeitet – auch am Wochenende. Dafür ist es notwendig, dass die Anträge korrekt und vollständig befüllt übermittelt werden.
Voraussetzung
Anträge auf Ausstellung einer Entsendebescheinigung sind ausschließlich via ELDA zu übermitteln. Natürlich gibt es Situationen, wie zum Beispiel den Ausfall der Datenfernübertragungseinrichtung, in denen es nicht möglich ist, den Antrag über ELDA zu stellen. In derartigen Ausnahmefällen kann ein Papierantrag gestellt werden.
Prüfung
Fehlen Daten am Antrag, erhalten Sie einen Verbesserungsauftrag per elektronischer Zustellung (e-Zustellung) oder per Post.
Bei Erhalt eines Verbesserungsauftrages stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Bevorzugte Variante: Sie stornieren den ursprünglichen Antrag und übermitteln einen neuen Antrag mit den vollständigen Daten oder
- Alternativvariante: Sie übermitteln die fehlenden Daten per Post, per E-Mail oder telefonisch.
Liegen die Voraussetzungen für eine Entsendung nicht vor, wird ein Ablehnungsschreiben – mit Angabe der konkreten Gründe gegen die Ausstellung – zugestellt.
Hinweis: Sollte sich ein Antrag auf eine Entsendung beziehen, die mehr als 14 Tage in der Zukunft beginnt, wird mit der Antragsprüfung noch gewartet, da sich der wesentliche Sachverhalt für die Entsendung bis zum tatsächlichen Beginn der Entsendung noch ändern könnte.
Mag. Georg Sima, MSc MBA
Generaldirektor-Stellvertreter der ÖGK
Bitte achten Sie beim Antrag besonders auf:
Richtige Angabe der Daten
Im Antrag müssen die korrekte Versicherungsnummer der zu entsendenden Person sowie die korrekte Beitragskontonummer der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers angegeben werden.
Stimmen die im Antrag angegebenen Daten nicht mit den in der Sozialversicherung gespeicherten Stammdaten überein, erfolgt ein Schreiben mit folgendem Hinweis: "Die von Ihnen angegebene Versicherungsnummer ist falsch bzw. stimmt nicht mit dem von Ihnen angegebenen Namen überein.“
Die korrekten Daten können der ÖGK per Post, per E-Mail oder telefonisch mitgeteilt werden. Alternativ ist es auch möglich, den Antrag per ELDA zu stornieren und einen neuen Antrag einzubringen.
Das Gleiche gilt, wenn die im Antrag angegebene Beitragskontonummer und die Firma nicht mit den gespeicherten Stammdaten übereinstimmen.
Es kommt immer wieder vor, dass bei der Angabe der Firma Abkürzungen verwendet werden, die in den Stammdaten der Sozialversicherung so nicht gespeichert sind (beispielsweise "FH“ anstelle von "Fachhochschule“).
Die Prüfung der in den Stammdaten gespeicherten Schreibweise der Firma ist über das WEB-BE-Kundenportal (WEBEKU) möglich.
Nennenswerte Geschäftstätigkeit
Damit eine Person in einen Staat entsendet werden kann, muss eine "nennenswerte Geschäftstätigkeit“ in Österreich vorliegen.
Eine solche ist unter anderem gegeben, wenn in Österreich nicht ausschließlich Verwaltungsangestellte beschäftigt werden und wenn mindestens 25 Prozent der Geschäftstätigkeit – gemessen an Umsatz und/oder Personal – in Österreich stattfindet. Der Sitz der Dienstgeberin bzw. des Dienstgebers muss sich nicht in Österreich befinden.
Ablöse einer bereits entsendeten Person
Grundsätzlich darf eine Person nicht in einen Staat entsendet werden, um eine andere bereits entsendete Person abzulösen.
Ist eine Ablöse unumgänglich, sind die entsprechenden Gründe anzuführen. Dabei sind auch der Name und die Versicherungsnummer, die Art der Tätigkeit und die Dauer der Entsendung jener Person anzugeben, die abgelöst werden soll. Sollte die Ablöse im Antrag nicht begründet worden sein, erfolgt ein Schreiben mit der Aufforderung, die Ablösegründe darzulegen.
Nochmalige Entsendung
Ist die Entsendung einer Person abgelaufen, ist eine weitere Entsendung für dieselbe Person, dasselbe Unternehmen und denselben Mitgliedstaat erst nach Ablauf von mindestens zwei Monaten nach Ende des vorangehenden Entsendezeitraumes zulässig.
Wurde die betreffende Person in den letzten zwei Monaten vor dem aktuellen Entsendezeitraum bereits im Beschäftigungsstaat eingesetzt, erfolgt ein Schreiben mit dem Hinweis: "Sie haben in Ihrem Antrag angegeben, dass die zu entsendende Person bereits zwei Monate zuvor in denselben Mitgliedstaat entsendet wurde. Bitte geben Sie uns die Gründe bekannt, die eine neuerliche Entsendung innerhalb von zwei Monaten erforderlich machen.“
Nähere Informationen zur Entsendung finden Sie in unserem Leitfaden "Auslandstätigkeit" unter dem Link in der Rubrik "Mehr zum Thema".
Stornomeldungen
Anträge auf Festlegung der anzuwendenden Rechtsvorschriften können auch via ELDA storniert werden.
Hier muss besonders darauf geachtet werden, dass bei der Stornomeldung die korrekte Referenznummer der ursprünglichen Meldung angegeben wird. Nur so kann eine Stornomeldung dem jeweiligen Antrag zugeordnet werden.
Ein Storno des ursprünglichen Antrages und eine Neumeldung eines neuen Antrages kann via ELDA jederzeit (24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche) durchgeführt werden. Bei vollständigen Angaben erhalten Sie die Erledigung im Normalfall innerhalb einer Stunde zugestellt, auch am Wochenende.
Tipp: Wenn die Referenznummer der Meldung nicht mehr bekannt ist, kann diese dem entsprechenden ELDA-Übermittlungsprotokoll (siehe Abbildung) entnommen werden.
Autor: Mag. Roland Kirchmair/ÖGK