Wer kann einen Erstattungskodex (EKO)-Antrag stellen?
Einen EKO-Antrag kann gem. § 17 Abs. 1 VO-EKO nur das vertriebsberechtigte Unternehmen stellen oder ein Rechtsträger, dem vom vertriebsberechtigten Unternehmen eine Verfahrensvollmacht erteilt wurde.
Wer gilt als „vertriebsberechtigtes Unternehmen“?
Das vertriebsberechtigte Unternehmen ist jener Rechtsträger, der zivilrechtlich zum Vertrieb der betreffenden Arzneispezialität in Österreich berechtigt ist. Die Vertriebsberechtigung des antragstellenden Unternehmens wird dem Dachverband grundsätzlich durch einen zu übermittelnden Auszug aus dem Warenverzeichnis des Apoverlags nachgewiesen.
Handelt es sich beim antragstellenden Unternehmen nicht um das vertriebsberechtigte Unternehmen laut Warenverzeichnis, ist entweder die zivilrechtliche Übertragung der Vertriebsberechtigung durch den Zulassungsinhaber oder die Erteilung einer Verfahrensvollmacht durch das vertriebsberechtigte Unternehmen nachzuweisen. Diese Nachweise müssen die Unterschrift/en der/des laut FB-Auszug zur Vertretung des erklärenden Rechtsträgers befugten Vertreter/s enthalten. Der FB-Auszug ist ebenfalls zu übermitteln und darf nicht älter als zwei Monate sein.
Ich bin kein österreichischer Pharmavertreter. Wie kann ich mich zum elektronischen Workflow für den Erstattungskodex anmelden?
Informationen zur Anmeldung zum elektronischen Workflow finden Sie unter:
Natürlich ist es auch möglich, dass Sie in Österreich einen Vertreter für die Antragstellung bestimmen, welcher dann mit seiner ID-Austria die Anträge elektronisch stellen kann (für diesen wird dann auch die Vertretungserklärung mit Firmenbuchauszug etc. abgegeben).
Ich bin länger abwesend oder nicht mehr für das Verfahren zuständig, was muss ich tun?
Sollten Sie als zuständige Person eines Verfahrens länger abwesend oder nicht mehr zuständig sein, ist es wichtig, das eine andere vertretungsbefugte Person die Verantwortung für laufende Verfahren übernimmt. Diese Person findet unter dem Punkt „Übernahme der Verantwortung“ alle laufenden Verfahren. Das gewünschte Verfahren wird angehakt und die Übernahme der Verantwortung mit Signatur abgeschlossen. Achtung: Wird die Verantwortung übernommen, so läuft die elektronische Kommunikation zum jeweiligen Verfahren zukünftig über jene Zustelladresse, welche die neu zuständige Person im Rahmen der Registrierung bekanntgegeben haben.
Warum sehe ich meine Anträge in der Akteneinsicht nicht (mehr)?
Alle Verfahren, sowohl von der Pharmafirma als auch vom Dachverband gestartete, können im elektronischen Workflow (ewEKO) eingesehen werden. Laufende Verfahren finden Sie unter „Akteneinsicht Anträge laufend“, abgeschlossene sind bis zu einem Jahr nach ihrem Abschluss unter „Akteneinsicht Anträge abgeschlossen“ zu finden.
Sollten Sie weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an den eko-Support unter eko-support@sozialversicherung.at .
Ich habe eine elektronische Zustellung erhalten und abgeholt, bekomme aber eine Fehlermeldung, wenn ich auf den Nachlieferungslink klicke.
Wird ein Nachlieferungslink direkt nach Abholung eines Zustelldokuments aufgerufen, besteht die Möglichkeit, dass lt. System noch keine Nachlieferung für diesen Antrag möglich sind. Eine Nachlieferung ist aufgrund von technischen Gegebenheiten erst ca. eine Stunde nach Abholung des Zustelldokuments möglich. Bitte versuchen Sie nach dieser Wartezeit erneut die Nachlieferung durchzuführen, sollten weitere Probleme bestehen, wenden Sie sich bitte an den eko-Support unter eko-support@sozialversicherung.at.
Ich bin keine vertretungsbefugte Person des Unternehmens mehr, was muss ich tun?
Ein Widerruf einer bereits beantragten Berechtigung für die Rolle "Pharmavertreter" ist jederzeit durch Übermittlung des unten bereitgestellten Formulars an den Dachverband möglich. Weitere Informationen finden Sie unter: EKO-Antragstellung
Bestehen laufende Informationspflichten des vertriebsberechtigten Unternehmens für ihre im Erstattungskodex (EKO) angeführte Arzneispezialitäten?
Ja, gemäß § 39 VO-EKO hat das vertriebsberechtigte Unternehmen dem Dachverband innerhalb eines Monats jede Änderung der Vertriebsberechtigung sowie Änderungen in Bezug auf Bezeichnung, Zusammensetzung, Arzneiform bzw. Darreichungsform, Teilbarkeit, Anwendungsgebiete, Dosierung, Art der Anwendung, Gegenanzeigen, Aufbewahrungshinweis sowie Rezeptpflichtstatus der betreffenden im EKO gelisteten Arzneispezialität mitzuteilen.
Außerdem hat das vertriebsberechtigte Unternehmen den Dachverband gemäß § 38 Abs. 2 VO-EKO über eventuelle kurzzeitige Lieferschwierigkeiten in Bezug auf eine im EKO angeführte Arzneispezialität zu informieren. Bei Verletzung dieser Meldepflicht ist ein Verwaltungskostenersatz in Höhe von 5.000 Euro zu entrichten. Wiederholte oder länger als zwei Monate andauernde Lieferschwierigkeiten berechtigen den Dachverband zur Streichung der Arzneispezialität aus dem EKO. Eine Arzneispezialität im Roten Bereich des EKO ist bereits bei der ersten auftretenden Lieferschwierigkeit zu streichen.
Zur Meldung gemäß § 38 und § 39 VO-EKO ist das jeweils aktuelle vertriebsberechtigte Unternehmen verpflichtet. In Fällen einer Änderung der Vertriebsberechtigung auch das bisherige vertriebsberechtigte Unternehmen.
Entspricht eine Docu-Sign-Unterschrift für die Unterzeichnung der Formulare „Erklärung Vertretungsbefugnis“ und „Widerruf Vertretungsbefugnis“ den rechtlichen Erfordernissen?
Nein, bei den gängigen Docu-Sign-Unterschriften handelt es sich nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß Signatur- und VertrauensdiensteG. Ob Ihre elektronische Signatur den rechtlichen Erfordernissen entspricht, können Sie auf www.rtr.at überprüfen. Dort finden Sie auch eine
Liste aller qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter..
Wie kann ich ein zusätzliches Dokument zu einem laufenden Verfahren an den Dachverband übermitteln?
Auch ohne Aufforderung durch den Dachverband können gemäß § 19 Abs. 3 VO-EKO zusätzliche Unterlagen zu einem laufenden Verfahren elektronisch übermittelt werden. Im elektronischen Workflow (ewEKO) ist diese Möglichkeit unter „Nachlieferung“ im jeweiligen Abschnitt zu finden, für die Übermittlung muss das entsprechende laufende Verfahren gewählt werden. Nähere Informationen zu Fristen für derartige Nachlieferungen finden Sie in der Verfahrensordnung-EKO (VO-EKO).
Bis wann kann ich Unterlagen im Verfahren nachreichen?
Allfällige Unterlagen müssen gemäß § 19 Abs. 3 Z 5 Verfahrensordnung-EKO (VO-EKO) jedenfalls spätestens siebzehn Tage vor der ersten Behandlung des Antrages in der Sitzung der Heilmittel-Evaluierungs-Kommission (HEK) dem Dachverband übermittelt werden, andernfalls diese keine Berücksichtigung finden können.
Kann ich auch außerhalb eines Verfahrens mit dem Dachverband kommunizieren?
Auch außerhalb eines Verfahrens (eines Antrages) kann mit dem Dachverband kommuniziert werden. Sie finden diese Möglichkeit unter „Kommunikation mit dem Dachverband“ im elektronischen Workflow (ewEKO).