Zuständigkeit bei mehreren registrierten Pharmavertretern
Sind mehrere Pharmavertreter befugt, ein Unternehmen zu vertreten, so erfolgt die elektronische Kommunikation mit dem zuständigen Nutzungsberechtigten.
Als zuständiger Pharmavertreter wird der Pharmavertreter betrachtet, der den gegenständlichen Antrag an den Dachverband der Sozialversicherungsträger (Dachverband) elektronisch übermittelt hat. Sollte der Dachverband das Verfahren gestartet haben, wählt er selbstständig einen befugten Pharmavertreter für die Kommunikation aus und betrachtet ihn als zuständigen Pharmavertreter, solange ihm kein anderer zuständiger Pharmavertreter genannt wird.
Eine Änderung des zuständigen Pharmavertreters ist jederzeit im Rahmen der elektronischen Kommunikation durch einen anderen Pharmavertreter, der das jeweilige Unternehmen vertreten darf, möglich.
Zustellungen im laufenden Verfahren
Die Zustellung erfolgt durch einen Zustelldienst gemäß den Bestimmungen des Zustellgesetzes. Wird das Dokument nicht innerhalb von 48 Stunden abgeholt, so erfolgt eine zweite elektronische Verständigung.
Die Zustellung gilt als am ersten Werktag nach der Versendung der ersten elektronischen Verständigung bewirkt, wobei Samstage nicht als Werktage gelten. Sie gilt als nicht bewirkt, wenn sich ergibt, dass die elektronischen Verständigungen nicht beim Empfänger eingelangt waren, doch wird sie mit dem dem Einlangen einer elektronischen Verständigung folgenden Tag innerhalb der Abholfrist wirksam. Ein zur Abholung bereitgehaltenes Dokument gilt spätestens mit seiner Abholung als zugestellt.
Vorgaben für eingebrachte Dokumente gem. § 11 Abs. 3, 5 und 6 VO-EKO
Die Kommunikation hat grundsätzlich in Deutsch zu erfolgen. Originalstudien, Zusammenfassungen von Originalstudien (z. B. systematische Reviews) bzw. Expert Reports können auch in englischer Sprache vorgelegt werden. Der Dachverband ist allerdings berechtigt, in begründeten Einzelfällen eine beglaubigte deutsche Übersetzung davon vom vertriebsberechtigten Unternehmen zu verlangen. Die diesbezüglichen Kosten trägt das vertriebsberechtigte Unternehmen
Nicht ordnungsgemäß eingebrachte Dokumente gelten als nicht eingebracht, sofern sie nicht nach schriftlicher Aufforderung des Dachverbandes aus dem elektronischen Akt heraus innerhalb der aufgetragenen, angemessenen Frist verbessert werden. Dokumente, die rechtzeitig verbessert werden, gelten als ursprünglich richtig eingebracht. Etwaige Entscheidungsfristen des Dachverbandes werden jedoch bis zur rechtzeitigen Einbringung der verbesserten Dokumente gehemmt.